Primeros pasos con TREE
TREE es un programa muy fácil de manejar. Tiene un entorno de trabajo amigable, sencillo, y accedemos rápidamente a todas sus funciones.
Si hemos usado programas de presupuestos de construcción anteriormente, no encontraremos dificultades para manejar la aplicación de forma fluida desde el primer día.
Si vas a usar TREE junto con a3ERP, es fundamental que entiendas a la perfección el esquema de integración de TREE con a3ERP.
Si sigues los pasos de la guía de formación (que puedes descargar aquí), te será muy sencillo dominar todo el programa.
Recomendamos seguir los siguientes pasos:
1.- ¡Domina los presupuestos! Son la base de la aplicación. Incluso si tu labor en la empresa son los costes, o las certificaciones o la planificación,.. todo está referenciado al presupuesto. En el siguiente link tienes una guía rápida de como introducir presupuestos.
2.- Una vez dominados los presupuestos, podemos abordar el resto de funcionalidades. Intenta comprenderlas de una en una, no todo al mismo tiempo. Empieza con las certificaciones, sigue con las facturas de venta, continua con el circuito de compras: pedidos a proveedores, albaranes, facturas de compra, enlaces a contabilidad, partes de trabajo,...
3.- Cuando seas un PRO de la aplicación, conociendo bien la información disponible, monta tus informes y reporting personalizado. Construye tus tablas dinámicas, enlaces con Excel, ... Un error habitual es querer los informes antes de meter un solo dato: Fracaso asegurado. Los informes se deben generar conociendo la estructura de información y antes de informar hay que tener disponible la información.
Guía rápida de como realizar presupuestos
Podemos importar el presupuesto desde un BC3 o desde una Excel, pero para formar en TREE un presupuesto desde cero, necesitamos realizar los siguientes pasos:
1.- Crear la obra: Los únicos datos requeridos son el código y el nombre, aunque es recomendable indicar el cliente, la delegación, el grupo, la dirección,... Podemos adjuntar documentos a la obra, tales como la solicitud del cliente, los planos y el pliego. (Video 1min)
2.- Creación del árbol de capítulos: Seleccione la obra, pulse el botón de Nuevo capítulo e introduzca el nombre. Si lo que quiere es crear un subcapítulo, realice la misma operación pero desde el capítulo padre. Puede realizar operaciones de ordenación, renombrar, mover, copiar, pegar, borrar... (Video 2min)
3.- Crear la base de precios: Cada obra tiene su propia base de precios totalmente independiente, aunque es fácil reutilizar precios de otras obras copiando y pegando. Los precios pueden tener una descomposición opcionalmente. Además, cada unidad de obra tiene 3 valoraciones: Precio de venta, precio de coste previsto y precio objetivo.
4.- Formar las partidas: La partida es la unidad principal del presupuesto y consta de una medición por un precio. El presupuesto total es en realidad la suma de las partidas de la obra, pero para organizarlas adecuadamente las agrupamos en capítulos. Para formar la partida, simplemente decimos que precios forman parte de un determinado capítulo, e introducimos sus líneas de medición.
5.- Imprimir el presupuesto. Es el objetivo último: Entregarle el presupuesto al cliente. Está claro que el formato de impresión para el cliente estará calculado con los precios de venta, pero podremos tener otros formatos internos con el presupuesto valorado a precio de coste previsto o a precio objetivo.
Las bases de precios en TREE
Para el que no esté habituado al lenguaje de construcción, las bases de precios equivalen a lo que en otros sectores llamaríamos 'Maestro de artículos'.
En TREE trabajamos un una sola base de datos para gestionar todas las obras. Esto tiene grandes ventajas de cara a la obtención de informes que agrupen datos de diferentes obras. Por ello, algunos usuarios se extrañan cuando al empezar una obra la base de precios está vacía, pero es la única manera de tener un control total sobre cada proyecto:
- Cada obra es totalmente independiente de las demás.
- Cada obra tiene su propia base de precios de venta (para presupuestos y certificaciones).
- Sin embargo, la base de precios de proveedores es única (para ofertas, albaranes y facturas) No necesitamos cargar los proveedores habituales y sus precios en cada obra.
- Es muy fácil reutilizar precios de una obra en otra, copiando y pegando.
- Si reutilizo un precio, y lo modifico, el precio original (de otra obra) no se verá afectado.
Los datos o campos principales de un precio son:
- Empresa: Empresa a la que pertenece
- Obra: Obra a la que pertenece el precio
- Código interno: Para uso interno de la aplicación. Junto con la empresa y la obra forman la clave primaria. Es decir, un precio se hace único con los datos de EMPRESA+OBRA+COD_INTERNO. Sólo tendremos que saber que existe si queremos hacer informes y listados usando el lenguaje SQL.
- Código: Es el código único que solemos visualizar al imprimir el presupuesto. Y... Sí, podemos modificarlo, ya que no forma parte de la clave primaria. Es informativo, pero muy importante de cara a que el cliente identifique una partida o un unitario.
- Unidad de medida: ¡Fundamental! Nos indica en que unidades realizaremos las mediciones. Por ejemplo, m3, m2, m, ud, kg, ..
- Nombre: Es un campo que describe el precio. En principio tiene 60 caracteres (aunque es modificable esta longitud) y es el campo usado para describir el precio en cualquier listado que queramos que sea compacto.
- Descripción: Es una campo que describe totalmente el precio. Tiene longitud ilimitada, y normalmente varias líneas. Se aconseja que su longitud no supere una página impresa para facilitar el reporting. Es la descripción que pondremos en cualquier listado para clientes o proveedores, ya que describe la unidad de obra de manera completa.
- Precio de venta: El precio unitario para el cliente. Es el que facturaremos en nuestras certificaciones: Para una partida dada, certificación = cantidad certificada * Precio de venta.
- Precio de coste previsto: El precio unitario que se estimó que nos costaría ejecutar la unidad de obra en el momento en que se realizó el presupuesto. La relación del coste previsto con el precio de venta nos da el margen previsto al contratar la obra. Es muy importante que tanto el precio de venta como el precio de coste previsto NUNCA SE MODIFIQUEN una vez adjudicada la obra.
- Precio objetivo: Es el precio unitario que nuestro jefe de obra cree que va a costar realizar la unidad de obra. En principio, debería ser parecido al precio de coste previsto, pero según avanza la obra este precio puede ajustarse. Es decir es una estimación más realista y modificable a lo largo de la obra. La relación del precio objetivo con el precio de coste previsto representa la calidad del estudio realizado para contratar el presupuesto de la obra. La relación del precio objetivo con el precio de venta nos da el margen previsto en la fecha actual más real que el que teníamos previsto al contratar la obra, ya que según avanza la obra tenemos más información.
- Tipo de precio: Unitario o descompuesto. Cada precio
- Artículo de A3ERP: Cuando pasemos datos a contabilidad, podemos consolidar los precios de TREE en artículos genéricos de A3ERP. En este link tenemos más información de como generar los artículos en A3ERP.
- Tipo de IVA de venta: Si en una obra tenemos varios IVA de venta, es importante asociarlo en cada concepto. Normalmente no será así y dejaremos este campo en blanco.
Hemos comentado que los precios pertenecen a una sola obra, y que un mismo precio NO puede ser utilizado en el presupuesto de dos obras (aunque sí una réplica). Sin embargo, existe una 'obra especial' con el código * (asterisco) donde guardamos todos los precios (o artículos) de compra. La obra * representa la base de precios común de la empresa. Son precios reutilizables en todas las obras a nivel de compras (si los usamos en el presupuesto, se creará una réplica en la obra, por lo que no se pueden usar directamente en un presupuesto).
El sentido que tiene la base de precios común es:
- No tener que crear a los proveedores en cada obra (los proveedores se crean una sola vez en la obra *, y normalmente se crean desde A3ERP)
- No tener que crear los precios de los proveedores en cada obra (se crean automáticamente en la obra *)
- Tener disponible en una obra nueva todo el histórico de compras reales de la empresa
Aunque pueda parecer complicado al principio, el usuario no se tiene que preocupar de nada:
- Cuando creamos precios para realizar el presupuesto, se crean en la obra que corresponda.
- Cuando creamos precios para grabar una oferta de un proveedor (o desde un pedido, o desde un albarán) el precio se creará automáticamente en la obra * y será visible desde el resto de las obras a nivel de compras.
Artículos de A3ERP en TREE
Una duda habitual para los usuarios de TREE y de A3ERP es la relación entre los artículos de ambas aplicaciones.
Los clientes y los proveedores simplemente se dan de alta en A3ERP y aparecen en TREE. ¿Porqué no pasa lo mismo con los artículos? Pues hay varias razones:
- Los artículos (precios o unidades de obra) en construcción son distintos en cada proyecto. Es casi imposible que se vuelvan a repetir, a no ser de que hagamos obras gemelas, ya que las condiciones, calidades, acabados,.. serán diferentes en cada obra, y cada obra es lo suficientemente importante como para merecerse sus propias definiciones de unidades de obra.
- Cada obra genera normalmente miles de 'artículos' en su base de precios.
- La facturación de la obra es por certificaciones a origen, con lo que no es necesario replicar las bases de precios en A3ERP.
En esta situación, ¿cuál es la mejor manera de codificar los artículos en A3ERP?
- En VENTAS: En A3ERP usaremos solamente el artículo genérico 0.
- En COMPRAS: En A3ERP usaremos artículos genéricos, comunes a todas las obras
Por ejemplo en A3ERP tendremos un artículo genérico HORMIGON, otro artículo genérico MAT.CERAMICOS, otro artículo genérico ELECTRICIDAD,... no más de 50 artículos. Cada uno de estos artículos tendrá asociada su cuenta contable.
Cada artículo que demos de alta en TREE asociado a un proveedor, le colocaremos cual es el artículo genérico correspondiente en A3ERP.
De esta manera, en un obra podemos tener por ejemplo 5 tipos diferentes de hormigones (en cimentaciones, con aditivos, en vigas, forjados, losas, diferentes resistencias,..) y en A3ERP tendremos un número total del importe consumido en hormigón en la obra (el correspondiente a las facturas de compra que vienen de TREE).
El contable, financiero, verá las obras desde A3ERP con un consumo de siempre los mismos artículos, lo que las hace comparables.
El técnico y el departamento de compras, verá en TREE el detalle exacto de las compras realizadas con las descripciones y las referencias propias de cada obra.
Curso de TREE
INTRODUCCION
- Introducción de TREE (6min): Ficha de TREE
- Diferencias de TREE con otros programas de construcción
- Integración con a3ERP: Dato único
- Base de datos centralizada: Trabajo en equipo, información compartida entre jefes de obra, consultas de históricos siempre a mano, reporting consolidando obras
- Empresas para las que está pensado TREE
INSTALACIÓN (Sólo para administradores)
- Instalación en el servidor y en los puestos
- Creación de una empresa y enlace con a3ERP
- Actualización de TREE. Video de cómo actualizar (5min)
SEGURIDAD (Sólo para administradores)
- Creación de perfiles
- Creación de usuarios
- Registros de log
INTERFACE
- Interface de TREE (13min)
- Trabajar con GRIDS (16min)
- Teclas rápidas: F3 Nuevo/grabar, F5 refrescar, F12 seleccionar
- Filtro de obras - Selección y búsqueda de obras (3min)
PRESUPUESTOS
- Cómo codificar las obras en TREE
- Importar obras en formato FIE/BDC (BC3)1.- Menú Archivo -> Importar -> Archivos FIE/BDC
2.- Leer archivo
3.- Importar todo
4.- Indicamos código de la nueva obra
Importar archivos BC3(3min)
Gestionar descuadres en la importación BC3 (7min) - Importar obras desde EXCEL Ver video (8min)
- Creación de una nueva obra desde cero1.- Menú Obras -> Nueva obra
2.- Indicamos: código de la obra, cliente, fecha
3.- Aceptamos
Crear una obra desde cero (3min) - Pantalla de propiedades de la obra (2min)
- Creación del árbol de capítulos (2min)
- Creación de la base de precios de la obraEn TREE todos los usuarios trabajan en una sola base de datos y todos los precios de todas las obras se encuentran por tanto en la misma base de datos, lo que facilita su reutilización.
Sin embargo, cada obra tiene su propia base de precios totalmente independiente. La modificación de un precio en una obra nunca afectará a otros presupuestos.
Por ello, cuando accedemos a la base de precios (Menú 'Precios') de una nueva obra la encontraremos vacía.
Para crear precios desde cero seguimos los siguientes pasos:
1.- Nos situamos en la obra en la que queremos trabajar
2.- Pulsamos el menú 'Precios' para acceder a la base de datos de la obra
3.- Pulsamos el botón 'Nuevo' para crear un nuevo precio.
4.- Introducimos los datos: Código, Ud, Nombre, Descripción, Precio1 (precio de venta), Precio2 (precio de coste previsto), Tipo de precio: Mano de obra, Maquinaria, Material, Descompuesto
5.- Pulsamos el botón 'Grabar'
Para crear un precio descompuesto (7min) formado por unitarios:
1.- Creamos los unitarios que formarán el descompuesto
2.- Creamos el descompuesto, y en la pestaña 'Composición' pulsamos el botón 'Editar composición'
3.- Arrastramos los unitarios que forman el descompuesto a la lista superior, indicando los rendimientos
+Información de las bases de precios - Partidas // MedicionesDenominamos partida a los elementos que medimos en un presupuesto.
Las partidas se sitúan siempre dentro de un capítulo y se componen de un precio por una medición.
Para definir nuevas partidas seguimos los siguientes pasos:
1.- Nos situamos en el capítulo donde queremos crear la partida
2.- Nos situamos en la lista de partidas del capítulo
3.- Pulsamos 'Nueva partida' en la barra lateral o en el menú contextual
4.- En la pantalla de partidas seleccionamos el precio que forma la partida. Podemos buscar precios en la obra actual o en otras obras.
5.- Pulsamos el botón 'Añadir partidas seleccionadas'
En este momento es necesario definir la medición de la partida:
1.- En la lista de partidas, hacemos doble-click en la celda de medición de la partida
2.- Introducimos las líneas de medición
3.- Pulsamos el botón 'Grabar y cerrar'
- Copiar y pegar capítulos, partidas y precios (9min)
- Ajustar presupuestos
- Imprimir un presupuestoPara imprimir el presupuesto seguimos los siguientes pasos:
1.- Menú Imprimir -> Formatos personalizados
2.- Seleccionamos el formato
3.- Pulsamos el botón de'Imprimir'
También podemos imprimir cualquiera de los formatos predefinidos:
·Cuadros de precios
·Presupuestos parciales
·Presupuesto de ejecución material
·Presupuesto de licitación
·Resumen de la obra por partidas
·División de la obra en unitarios
·Etc... - Cambiar el estado de una obra
Video resumen de formación de PRESUPUESTOS
CERTIFICACIONES
- Tree genera las facturas mediante el proceso conocido como CERTIFICACION A ORIGEN. La ventaja de este sistema es que disponiendo de la última certificación, disponemos del detalle de toda la obra certificada desde su comienzo, sin necesidad de tener que sumar cantidades certificadas anteriormente.
- Además, en caso de que el cliente nos entregue un anticipo, TREE permite devolver el anticipo en función del % de obra certificada.
- Generar facturas de anticipo (1min)
- Certificar capítulos o partidas por porcentaje (1min)
- Certificar una partida por medición (1min)
- Cierre de certificación: Generación de factura // proforma (3min)
- Segunda certificación y sucesivas: Certificación a origen (3min)
- Impresión de certificación1.- Certificamos las partidas si no lo hemos hecho todavía
2.- Generamos la proforma, o la factura. Esto le indica a TREE qué partidas componen cada certificación. Es decir, la generación de la factura o proforma es necesaria para cerrar la certificación antes de imprimir
3.- Menú Imprimir -> Seleccionamos el formato adecuado -> Pulsamos imprimir.
Ejemplo de formato de certificación
Ejemplo de factura a origen
Ejemplo de factura a origen detallada
- Pasar facturas proformas a facturas definitivas (2min)
- Exportar facturas a a3ERP (3min)
- Ampliar la medición de una partida en una obra en ejecución
- Marcar una partida como finalizada
- Casos especiales: Facturación obras por administración
- Casos especiales: Facturas de venta manuales
- Casos especiales: Control de producción independiente de la certificación
- Casos especiales: Certificación automática
Video resumen de formación de CERTIFICACIONES
COSTES
Introducción al control de costes en TREE (15min). PowerPoint - PDF
Definiciones:
Circuito de COSTES EXTERNOS (proveedores externos):
- Pedido directo (3m) -> Servir pedido -> Albarán (3m) (entr. almacén)
- Albarán directo (2min) (entrada en almacén)
- -> Factura (1m) -> Firma (2m) -> a3ERP (1m) (conta., pagos, imp.)
- -> Imputación de albaranes (4min) (de almacén a coste)
- -> Traspasos entre obras (3min) (del almacén de una obra al de otra)
Para agilizar el trabajo podemos crear el ALBARAN+FACTURA en un solo paso desde la pantalla de creación de albaranes.
Circuito de COSTES INTERNOS (trabajadores propios, reparto costes generales de servicios centrales):
- Partes de trabajo (5min) (2ª parte (3min)) -> Pasar a definitivo -> Albarán interno
- -> Imputación de albaranes
Otros conceptos:
En TREE todas las facturas tienen su albarán o albaranes correspondientes. Además todos los partes de costes internos tienen sus albaranes. Por tanto, el 100% de los costes y gastos los podemos encontrar en la lista de albaranes. -> Consulta de costes
Video resumen de definición de COSTES
PLANIFICACION (Tree+)
- Inicio de STR-PROJECT desde una obra
- Definición del árbol de tareas
- Establecimiento de predecesores y duraciones
- Camino crítico
- Recursos
- Impresión del GANTT
- Importes por periodos
- Tipos de diagramas: Proyecto // Inicial // Ejecución
- Modificación de fechas según producción real de TREE
PERSONALIZACION Y REPORTING
- Business Intelligence: Tablas dinámicas y gráficos
- SQL en maestros y documentos
- Gestión documental
- Informes predefinidos
- Informes personalizados (StrInformes)
- Listados SQL personalizados (Lenguaje SQL)
- Exportaciones a Excel (Excelerator, exportación de grids)
- a3ERP Excel Services
- Snap
- Gestor de eventos
- Propiedades personalizadas de controles
- Herramientas externas: Power BI, SQL Reporting Services, SISS
+ Información sobre reporting en TREE
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