En TREE podemos adjuntar documentos (normalmente archivos PDF aunque podemos adjuntar cualquier tipo de archivo) a cada entidad del programa (obras, precios, albaranes, facturas, personal, máquinas,…).
Una pregunta habitual es cómo debemos configurar el programa para que los archivos que vinculemos sean visibles por todos los compañeros que usan Tree, y además poder disponer de todo el repositorio de archivos vinculados en una ubicación única para poder realizar las copias de seguridad correspondientes.
La respuesta es muy sencilla: Todo depende de la configuración del parámetro «RutaVinculos» definida en los archivos de configuración: Tree.exe.config y Tree32.exe.config.
Si el parámetro no está definido (RutaVinculos=»») el vínculo se realiza a la ubicación original, lo que obliga al usuario a colocar primero el archivo en la ubicación compartida adecuada. Por tanto, debemos evitar esa configuración.
Por otra parte, si indicamos una ruta de archivos compartidos (lo que se denomina en informática un repositorio NAS, por ejemplo RutaVinculos=N:\Docs), cuando vinculamos un archivo cualquiera Tree realiza las siguientes acciones:
- Copia el archivo al repositorio NAS con un nuevo nombre codificado.
- Establece el vínculo al nuevo archivo, por lo que da igual si borramos el archivo que originalmente habíamos adjuntado.
Si además establecemos adecuadamente los permisos en el NAS (por ejemplo, que los usuarios puedan crear archivos, pero no borrarlos, ni modificarlos), tendremos un control absoluto de nuestros documentos incluso con versionado si un documento se sube varias veces por diversas modificaciones. Además, así nos aseguraremos que no es posible la manipulación de archivos una vez subidos a la gestión documental.
En resumen:
- El responsable de sistemas debe propiciar una ruta NAS con permisos de creación, y sin permisos de edición o borrado.
- El parámetro RutaVinculos de los archivos de configuración de TREE deben apuntar a dicha ruta NAS