TREE no es un programa de uso legal (sí lo es la contabilidad de a3ERP). TREE es un programa de control interno. Ni la AEAT, ni tus clientes, ni los bancos, ni nadie externo a tu empresa te va a exigir datos de TREE.
Al no ser un programa de uso legal, no dependemos de una fecha para las puestas en marcha. Por ejemplo, una vez implantada una contabilidad como a3ERP, se activa en el 100% de la empresa al comienzo de un determinado trimestre, sin embargo en Tree no tenemos ese «problema».
Lo que parece una ventaja, en realidad no lo es para una implantación adecuada, ya que es posible encontrar resistencias, y que determinadas personas de la organización simplemente sigan trabajando usando sus propios métodos de manera independiente, por ejemplo, por comodidad, llevando sus obras en una hoja de cálculo e ignorando la herramienta corporativa que permite compartir y unificar la información en un punto único (en este caso Tree). Cuando evaluamos las ventajas de una aplicación, debemos pensar de manera GLOBAL, no solo en una determinada persona que puede pensar que su trabajo lo hace más rápido en una hoja de cálculo (aunque lo que él no sabe es que entonces su trabajo deberá repetirlo otro compañero en el siguiente eslabón del flujo de información). Claro que cada persona debería verse beneficiada, pero siempre habrá cambios en la manera de trabajar y el principal problema de una implantación es lograr la implicación del 100% de los trabajadores y hacerles ver las ventajas globales.
Además, en el sector de la construcción, cada centro de trabajo está «muy lejos» del resto: Y puede ocurrir que cada jefe de obra vaya a su aire si no hay un método de trabajo o no están implantadas las herramientas que lo faciliten.
TREE sigue la filosofía de base de datos centralizada y dato único, lo que requiere la implicación de todos los departamentos involucrados en la parte económica de la empresa. El objetivo es no picar nunca el mismo dato dos veces, y por tanto que la información fluya entre departamentos, cada uno de ellos con su alcance y responsabilidad.
Conseguir una implantación adecuada es muy sencillo siguiendo las recomendaciones que os indicamos a continuación.
De forma simplificada, la información fluye en este sentido:
PRESUPUESTOS -> GESTION DE OBRAS -> CONTABILIDAD -> COBROS, PAGOS, IMPUESTOS
Si un mismo importe se introduce en dos procesos, estaremos posibilitando posibles descuadres para el análisis económico de nuestras obras y de nuestra empresa.
Incluso, es habitual que la primera pieza de la cadena, es decir, la(s) persona(s) que realiza las ofertas, no quiera implantar un programa centralizado ya que desde ese momento su trabajo es visto por el resto de compañeros. Pero es la pieza más importante para que la implantación sea un éxito, ya que la cadena de procesos empieza en el presupuesto.
Implantar TREE con éxito es muy sencillo. Sólo hace falta seguir estos pasos:
1.- Nombrar a un RESPONSABLE DE IMPLANTACION dentro de la empresa, y hacerle ver que si el programa fracasa, él es parte del fracaso, y si el programa se implanta adecuadamente, él es el responsable del éxito. No se empezará a formar hasta que no se decida quien es ese responsable (un solo responsable, no varios). El responsable debe ser alguien implicado, respetado por sus compañeros, con conocimiento de los procesos, y con autoridad suficiente. El responsable debe asistir al 100% de las formaciones y al 100% de las sesiones para hacer formatos (él decide los formatos e informes).
2.- A partir de aquí, se debe ir por pasos, aplicando mecanismos de control: Una vez explicados los PRESUPUESTOS, el 100% de los presupuestos deben salir de TREE, y no se puede avanzar en la formación hasta que se entreguen varios presupuestos reales desde TREE y se solucione cualquier problema que lo impida. El responsable de implantación debe asumir que si se presenta un presupuesto sin pasar por TREE el fracaso global de la implantación está asegurado.
3.- Dominados los presupuestos, e implantados al 100%, se comienza la formación de las CERTIFICACIONES. A partir de ese momento, todas las facturas de certificación deberían salir de TREE, y si no es así, el responsable de implantación debe saber que el fracaso global está asegurado. No pasaremos a ver los costes hasta que haya al menos uno o dos meses de certificaciones generadas en TREE. Y si el cliente tiene mucha prisa por avanzar…. se debe esperar todavía más. Mucha prisa sin consolidar lo anterior es señal de descontrol, incompetencia y fracaso asegurado. Para una construcción adecuada no necesitamos cimientos de barro. Son necesarios unos cimientos sólidos.
4.- Dominadas las certificaciones, e implantadas al 100%, se comienza la formación de COSTES, todas las facturas de coste de obras deben pasar de TREE a a3ERP. Si se pica una sola factura de obra directamente en a3ERP el fracaso de la implantación está asegurado y el responsable de la implantación así debe saberlo. Para pagar una factura debe estar en a3ERP. Para que esté en a3ERP debe venir de TREE. Para que venga de TREE debe estar aprobada por la cadena de mando correspondiente e imputada adecuadamente. Si algo falla en esa cadena, simplemente no se debe poder pagar hasta que todo esté correcto. Es decir, el pago nos asegura que los procesos se han seguido adecuadamente y la información registrada es correcta.
5.- Implantado el programa, y tras tener información suficiente de varios meses de varias obras, es el momento de personalizar el REPORTING en base a los datos que ya tenemos y la información que se registra. Intentar hacerlo antes es simplemente una pérdida de tiempo: Hacer informes de seguimiento sin datos suficientes y sin tener el programa implantado es literalmente generar ruido y confusión. Es mucho mejor un informe de dos líneas con datos fiables que 2000 páginas de ruido sin sentido. En este sentido, lo difícil no es hacer el informe (Tree permite personalizar cualquier informe siempre que se tengan conocimientos básicos de SQL), lo difícil es saber lo que se quiere, siendo coherente con los datos existentes.
Resumen de MECANISMOS de CONTROL de implantación:
1.- Todos los presupuestos se imprimen desde Tree.
2.- Para que una factura de certificación llegue a a3ERP es necesario exportarla desde TREE.
3.- Para que una factura de coste de obra llegue a a3ERP es necesario exportarla desde TREE.
4.- Para que una factura de coste se pague es necesario que el efecto esté desbloqueado en a3ERP (adecuadamente firmado por la cadena de aprobación correspondiente desde TREE).
¿Cuánto tiempo entre cada paso? No es cuestión de tiempo sino de capacidad y decisión. Hay empresas que necesitan pocas horas en interiorizar y aplicar cada paso y hay empresas que simplemente no están organizadas adecuadamente para compartir información en una base de datos única, o para trabajar en equipo, sino que cada departamento actúa de forma aislada del resto, y así estarán siempre mientras no haya una implicación total, independientemente de que el consultor que realice la implantación sea mejor o peor.
Si antes de implantar, no hay implicación de la dirección, no se nombra a un responsable de implantación que asuma el reto como suyo, o se quiere «correr» en la implantación sin tener consolidados los conocimientos de pasos previos, agradecemos que directamente se cancele el proyecto de implantación hasta que la empresa esté preparada, ya que su fracaso es nuestro fracaso y no podemos tener éxito sin su colaboración.
Sólo deseamos implantaciones exitosas, y trabajaremos para conseguirlo siempre y cuando que el responsable de implantación y el resto de su equipo lo deseen de verdad, se impliquen, nos dejen ayudarles y por supuesto también trabajen para conseguirlo. Es una simple cuestión de implicación y actitud ya que técnicamente es extremadamente sencillo al tratarse de una solución estándar y no necesitarse desarrollos a medida (se pueden solicitar desarrollos a medida, siempre y cuando la aplicación esté implantada al 100%. Nunca desarrollamos para clientes potenciales ya que un potencial no conoce el alcance real de la aplicación).