No. Es necesario que un usuario que disponga de permisos en Tree y en a3ERP realiza el traspaso cuando sea necesario.
Habitualmente el usuario que realiza el traspaso es un usuario del departamento financiero, que simplemente entra en TREE, busca las facturas firmadas pendientes de traspasar a a3ERP, las selecciona todas y en una sola acción las traspasa.
Tanto en TREE como en a3ERP existen dos numeraciones en cada factura:
- Referencia: Es el número que da el proveedor en facturas de compra
- Nº de factura: Numeración interna calculada por TREE y/o a3ERP.
En facturas de compra, es la referencia la que se debe informar a la AEAT.
En facturas de venta, es el nº de factura el que se debe informar a la AEAT.
El nº de factura se compone de: Tipo contable + Serie + Número
Lógicamente, la referencia la define el proveedor. Por tanto vamos a ver como TREE y a3ERP calculan el nº de factura. El criterio es muy simple:
Dado un Tipo Contable y una serie, el programa busca el último número y le suma 1.
Podemos configurar TREE para que a3ERP sea el que numere las facturas. Para ello, marcaremos el check correspondiente en las propiedades de la empresa en la pestaña de ‘Gestión’.
- Cuando TREE numera las facturas, se deben usar series exclusivas para TREE, ya que TREE no comprobará los números de facturas realizadas desde a3ERP. Es decir, TREE deberá tener sus propias series.
- Cuando es a3ERP el que numera las facturas de TREE, podemos usar cualquier serie. En este caso el funcionamiento es de tal manera que TREE genera las facturas con número 0, y en el momento de traspasar facturas a a3ERP es cuando se le asigna el nº que corresponda.
En cualquier caso, los números de facturas son editables tanto en TREE como en a3ERP. Por ejemplo, si borramos una factura quedará un hueco. Al realzar una nueva factura, no se rellenará ese hueco (ver el criterio más arriba) pero sí podremos cambiar el nº de factura rellenarlo manualmente.
- PROVISIONALES: Podemos editarlas o borrarlas.
- DEFINITIVAS: Bloqueado el borrado o la edición. La factura se pasa a definitiva tras ser firmada.
- DEFINITIVAS, EXPORTADAS A A3ERP: Bloqueado el borrado o la edición. La factura está contabilizada.
En la configuración de la empresa se definen los perfiles de los usuarios que deben firmar las facturas. Por ejemplo, si tenemos los siguientes perfiles:
- DIR: Direccion
- JOB: Jefe de obra
- COM: Compras
- ADM: Administración
Y queremos que los 3 primeros firmen siempre las facturas, podemos configurar la firma como DIR;JOB;COM
En este caso, hasta que no firmen 1 usuario de cada uno de los perfiles indicados, no se considerará que la firma está completada.
¡A Tree le da igual el orden! Por ejemplo, si dirección no quiere firmar hasta que no firme el jefe de obra, será su decisión, pero TREE le permitirá firmar al director cuando quiera.
Siempre podemos consultar en la lista de facturas que perfiles han firmado y cuales están pendientes. Al editar la factura podemos ver qué usuarios en concreto han firmado.
Si hay varios usuarios con el mismo perfil, cualquiera de ellos puede firmar y hacerse responsable de su firma. Por ejemplo, si hay 2 directores con el perfil DIR, será igual de válida la firma de uno que del otro.
Recientemente se ha añadido a TREE la opción de que un «superusuario» firme suplantando varios perfiles. Esto también queda registrado en el documento de control de firmas de cada factura.
Sí.
En cada factura podemos indicar el tipo de operación que tengamos que aplicar. El valor por defecto que toma la factura es el que indiquemos en las propiedades de la obra.
Junto al tipo de operación de Inversión de Sujeto pasivo, debemos indicar tipo de iva EXENTO (en construcción es necesario poner EXENTO mientras que en otros sectores se debe indicar NO SUJETO).