La contabilidad analítica nos permite obtener cuentas de resultados y análisis de coste de una parte de la empresa. Cada una de esas partes es lo que denominamos un centro de coste.
a3ERP permite definir en cada asiento contable (y por tanto en cada factura que genera dicho asiento) hasta 3 centros de costes distintos. Por tanto desde TREE podemos definir también 3 centros de coste.
Es fundamental que cada uno de esos 3 posibles centros de coste tenga un significado, que será siempre el mismo para cada apunte contable. Por ejemplo, el significado del centro de coste 1 podría ser la delegación (suponiendo que la empresa tiene varias delegaciones) y por tanto, cada vez que realizamos una factura (o un apunte contable) en el centro de coste 1 indicamos la delegación correspondiente, y por tanto podremos obtener una cuenta de resultados independiente para cada delegación de la empresa.
En algunos sectores, llevar una contabilidad analítica es realmente complejo, ya que se depende de que el usuario asigne correctamente el centro de coste en cada factura. Por suerte, en construcción es realmente sencillo llevar una contabilidad analítica siempre y cuando se cumpla un solo criterio:
El significado de cada centro de coste tiene que ser algo que se pueda asociar a la obra
Si se cumple la condición anterior, la contabilidad analítica deja de depender del usuario, que ya no se tendrá que preocupar en cada factura de asignar los centros de coste, sino que se asignará automáticamente con los valores que coloquemos en la obra.
Por ejemplo, los siguientes centros de costes son válidos en construcción, ya que son propiedades que podemos asignar a la obra:
- Código de obra
- Delegación
- Tipo de obra
- Jefe de grupo
- Jefe de obra
- Cliente
- Comunidad autónoma
Cada obra tendrá un solo código, un solo tipo, una sola delegación, un solo responsable… Recordemos que solo podremos poner 3 centros de coste.
Sin embargo, no son centros de coste válidos (o al menos no son válidos para que la analítica sea perfecta y automática) los siguientes ejemplos:
- Departamento: En una obra trabaja personal de varios departamentos
- Maquina: En una obra pueden trabajar muchas máquinas
- Periodo: Una obra puede abarcar varios periodos
Es decir, si ponemos un significado de centro de coste llamado ‘Departamento’ estaremos obligados a asignarlo en cada factura lo que puede dar lugar a errores. No es algo que pueda venir predefinido desde la obra.
Por ello, si queremos llevar un control de costes de las máquinas, podemos usar otras herramientas, como el control de maquinaria de TREE, en vez de usar los centros de coste. Aunque también podríamos usar la analítica colocando manualmente el centro de coste en cada factura, lo cual puede ser factible en las facturas de compra pero imposible en las facturas de venta, ya que son certificaciones a origen.
En resumen, para llevar una contabilidad analítica adecuadamente debemos seguir los siguientes pasos:
- Definir el significado de nuestros centros de coste en a3ERP: Por ejemplo, Tipo de obra
- Dar de alta los valores de los centros de coste posibles en a3ERP: Por ejemplo: Obra civil, edificación
- En cada obra de TREE, en las propiedades de obra, indicar el valor del centro de coste
- Al generar facturas en TREE automáticamente se asignará el valor del centro de coste indicado en las propiedades de la obra
- Al traspasar las facturas de TREE a a3ERP automáticamente se traspasará el valor del centro de coste hasta el asiento contable.
- Desde a3ERP podremos obtener una cuenta de resultados independiente por cada centro de coste. En este ejemplo, podremos obtener por un lado un balance, PYG, mayores,… y demás informes de la obra civil o de las obras de edificación de forma independiente.