Codificar las obras en TREE

Publicada en por str

Una pregunta habitual suele ser como codificar las obras en TREE.

Los códigos de obra en TREE son un código alfanumérico (puede contener caracteres y símbolos).

Un error habitual en muchas empresas es intentar que el código sea autodescriptivo, es decir, que contenga el cliente, la provincia, o lo que sea. Eso es un gran error, ya que para eso están los campos de la ficha de la obra y lo único que se consigue es complicar la generación de códigos. No lo recomendamos ni para obras ni para cualquier otra codificación.

Se deben aplicar las siguientes RESTRICCIONES:

  • Obviamente, el código debe ser único para cada obra
  • El código no tendrá más de 12 caracteres
  • El código no podrá contener espacios en ninguna posición
  • El código deberá contener caracteres ASCII normales (letras, números y guiones bajos o medios). No usar símbolos «raros», como caracteres Unicode o caracteres ocultos (como SOH, CR, LF, TAB, NULL) Si no sabes lo que son esos caracteres no te preocupes, simplemente usa letras y números para tus códigos.

Cuando creamos una nueva obra, en la celda del código de obra colocamos el prefijo (por ejemplo T22) y al pulsar sobre los prismáticos TREE buscará el siguiente número (por ejemplo, si la última obra que empezaba por T22 era la T22045 nos propondrá la T22046).

TREE genera internamente todos los contadores correlativos que se necesiten. Para que un contador «funcione» es necesario que el código tenga un PREFIJO (con letras y/o números) y un SUFIJO (numérico) que será la parte del contador que TREE autogenera.

El código que propone TREE lo puede cambiar el usuario al crear la obra, pero una vez creado no se podrá cambiar (las obras se pueden copiar y/o clonar y luego borrar la original, pero una obra no puede cambiar de código).

Nuestros consejos son:

  • Usar códigos que siempre códigos de la misma longitud. Por ejemplo: 1, 2, 10, 11, 20,… es una mala codificación ya que al ser alfanumérico el código, no se ordenará numéricamente (se ordenará alfanumércamente: 1,10,11,2,20,…)
  • Si llevamos analítica por obra en a3ERP, usar el mismo código en TREE y en a3ERP. No es obligatorio, pero ¿qué sentido tiene usar códigos distintos para la misma obra?. La excepción es que si el código es totalmente numérico, a3ERP le colocará espacios delante del número y en TREE no debe haber espacios en el código de la obra.
  • Usar un contador correlativo (la parte numérica al final del código).
  • No usar códigos demasiado cortos que podamos gastar en poco tiempo. Por ejemplo, T01, T02, T03,… es una mala numeración, ya que cuando lleguemos a T99 no sabremos como generar en siguiente número, ya que los contadores mantienen una longitud fija (no queremos una longitud variable en la codificación).

Ejemplo de numeraciones recomendadas:

  • T0001
  • T0002
  • T0003

Si queremos incorporar en la numeración el año, y resetearla cada año (no lo recomiendo pero es muy habitual):

  • T22001
  • T22002
  • T22003

Si queremos distinguir por tipo de obra (no es necesario ya que en la ficha de la obra tenemos el tipo de obra), por ejemplo R para reformas y N para obra nueva:

  • R0001
  • R0002
  • N0001
  • R0003
  • N0002